Abmahnung per Email erhalten: Ist sie gültig?

Dürfen Abmahnungen auch per Mail verschickt werden?

Man kommt zu spät zur Arbeit oder geht zu früh nach Hause, es wird eine aufgetragene Arbeit nicht fristgerecht oder vorsätzlich falsch erledigt, oder man bleibt dem Job ohne Krankmeldung fern: Im Arbeitsleben ist es oftmals nötig, dass einem Arbeitnehmer eine verhaltensbedingte Abmahnung ausgesprochen werden muss.

Doch wie darf diese übersandt werden? Muss es ein Schreiben geben oder darf eine Abmahnung per E-Mail erfolgen? Die einschlägige Gesetzeslage sieht hier keine Hinderungsgründe vor, jedoch muss sowohl die betreffende E-Mail als auch der Arbeitgeber bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Wie diese aussehen müssen, erläutert dieser Artikel näher.

Abmahnung per Mail im Arbeitsrecht

Die Frage „Hat eine Abmahnung per Email rechtliche Gültigkeit?“ kann mit einem klaren Ja beantwortet werden. Doch gibt es hier eine nicht zu unterschätzende Schwierigkeit. Denn wenn die Angelegenheit vor Gericht geht, ist der Arbeitgeber in der Pflicht zu beweisen, dass der Arbeitnehmer von seiner Abmahnung Kenntnis erhalten hat.

Er braucht zwingend eine unterschriebene Quittung oder eine andere Empfangsbestätigung, damit der Beweis vom Richter auch anerkannt wird.

Was nun größtenteils diesbezüglich nicht bekannt ist:

Der betroffene Arbeitnehmer ist keineswegs verpflichtet, eine solche Unterschrift zur Bestätigung des Zugangs zu leisten. Aus diesem Grund empfiehlt es sich für den Arbeitgeber, die Abmahnung nicht per Mail, sondern in schriftlicher Form persönlich oder per Einschreiben zuzustellen.

Stellt er Abmahnungen per E-Mail zu, hat der Arbeitgeber in der Regel keinen Nachweis, ob Arbeitnehmer die Mail auch öffnen kann. Es sei denn, er hat im E-Mail-Programm die Option „Empfangsbestätigung anfordern“ vorher angeklickt.

Auf diese Weise erhält der Arbeitgeber eine Nachricht, sobald der abzumahnende Arbeitnehmer die E-Mail bekommen und geöffnet hat. Aber Vorsicht, denn auch dazu ist dieser – wie bei jeder anderen E-Mail auch – keineswegs verpflichtet.

Im Weiteren sollte die Abmahnung per E-Mail genauso formuliert sein wie alle anderen Abmahnungen, also folgende Punkte enthalten:

• Ort und Datum
• Name des Abgemahnten
• Zeitpunkt oder -rahmen der Verfehlung
• Genaue Schilderung der Verfehlung
• Rechtliche Konsequenzen
• Datum und Unterschrift des Arbeitgebers
• Platz für Unterschrift des Arbeitnehmers

E-Mail-Abmahnung wegen einer Urheberrechtsverletzung

Ungleich öfter kommt es vor, dass im E-Mail-Postfach eine Nachricht von einem Rechtsanwalt auftaucht, in der man zum Beispiel wegen Filesharing kostenpflichtig abgemahnt wird.

Immer mehr Menschen teilen Musik und Filme online mit einem großen Personenkreis. In vielen Fällen geschieht dies unrechtmäßig, was meist Konsequenzen nach sich zieht und auch harten Strafen bedeuten kann.

Denn die Produzenten von Musik, Videos und Filmen wollen solcherart entstehende Umsatzeinbußen verständlicherweise nicht hinnehmen und gehen mittels Abmahnungen gegen illegale Downloads vor. Sie beauftragen gemeinhin einen Rechtsanwalt, der ihre Interessen vertritt und die Abmahnungen verschickt. Zwar kann auch hier der Betroffene behaupten, eine solche Email nicht bekommen zu haben.

Doch gab ein Gericht bereits im Jahr 2009 unter dem Aktenzeichen 312 O 142/09 dem Kläger Recht. Er hatte eine Kopie seiner Abmahnung nämlich zeitgleich an einen Kollegen im Cc verschickt. Damit galt die betreffende E-Mail auch an den Abgemahnten als zugestellt.

Ist eine Abmahnung per E-Mail rechtskräftig und gültig?

Viele Empfänger einer solchen Nachricht zweifeln vor allem bezüglich der Frage, ob eine Abmahnung per E-Mail gültig ist. Und oft sind sie sich ja vielleicht gar nicht bewusst, etwas Unrechtmäßiges getan zu haben. Über die Rechtskraft einer E-Mail-Abmahnung hingegen muss nicht diskutiert werden, denn sie ist in jedem Fall gegeben.

Oft wird die Mahnung per E-Mail im Anhang zugestellt, doch bei einer solchen Mail ist große Vorsicht geboten. Denn, handelt es sich um eine gefälschte Abmahnung und wird der Anhang geöffnet, kann sich automatisch ein Trojaner installieren, der der eigenen Software eventuell großen Schaden zufügt. Meist werden auch wichtige Passwörter auf diese Weise abgefangen. Hier ist eine gute Firewall sowie ein Virenprogramm auf dem aktuellsten Stand unerlässlich und eine große Hilfe.

Vorsicht! Sie könnten eine Fake-Abmahnung per Email erhalten haben!

Hat man von einem Rechtsanwalt eine Abmahnung mit Unterlassungserklärung per E-Mail erhalten, ist es das Wichtigste, nicht in Panik zu verfallen und sofort zu reagieren. Als Erstes sollte nach dem Absender einmal gegoogelt werden. Trifft man auf eine echte Kanzlei, ist es ratsam, dort einmal in dieser Sache anzurufen oder die Internetseite zu besuchen.

Denn in nicht seltenen Fällen kommt es vor, dass sich Betrüger den Namen eines echten Anwalts zu Nutze machen und falsche Abmahnungen versenden, um ihre unberechtigten Forderungen durchzusetzen. Die echte Kanzlei setzt dann auf ihrer Homepage einen entsprechenden Hinweis zur Warnung.

Wenn eine Abmahnung per Email Fake ist, sollten Betroffene sie in der Regel ohne jegliche Bedenken löschen können. Meist bleibt es dann auch bei diesem einmaligen Versuch.

Ist eine Abmahnung per E-Mail zulässig? Dies ist grundsätzlich zu bejahen. Mahnungen per E-Mail sind in vielen Fällen von einer Fake-Abmahnung per E-Mail leicht zu unterscheiden. Denn für die Echtheit müssen einige Eckdaten gegeben sein. Dies sind üblicherweise:

• Das Anschreiben
• Datum und Uhrzeit
• Die IP-Adresse
• Genaue Bezeichnung des Downloads
• Name der Plattform oder des Herstellers
• Aufklärung über die Gesetzeslage
• Gegenstandswert
• Geschäftsgebühr
• Höhe des geforderten Schadensersatzes
• Name und sämtliche Kontaktdaten des Absenders

Haben Nutze eine solche E-Mail erhalten, sollten sie als Erstes versuchen, sich mit dem Absender auf einem gütlichen Wege zu einigen. Außerdem ist es sinnvoll, die Gefahr einer Wiederholung auszuschließen. Denn wenn die Sache erst vor Gericht verhandelt wird, hat es keinen Sinn mehr zu bestreiten, die Abmahnung per E-Mail erhalten zu haben. Der Anwalt führt in der Regel ein Buch über seinen Postausgang, und auch die Sekretärin wird den Versand bestätigen können.

Wie sieht eine Fake-Abmahnungs-E-Mail aus?

Es ist anzumerken, dass ein seriöser Anwalt sämtlichen Schriftverkehr – und somit auch Abmahnungen im Mandantenauftrag – per Briefpost verschickt. Eine Abmahnung per E-Mail ist zwar rechtens, jedoch sehr selten.

Wenn Ihnen ein Fake zugestellt wurde, erkennen Sie dies oft auch daran, dass dem Schreiben keine Unterlassungserklärung beiliegt. Im Übrigen wird die Zahlung des Schadensersatzes innerhalb von bereits 48 Stunden verlangt. Wäre die Abmahnung per E-Mail zulässig, ließe man Ihnen um einiges länger Zeit für eine Reaktion.

Der größte Anhaltspunkt ist jedoch der Anhang der Mail. Fährt man mit der Maus darüber, kann man den Namen der angehängten Datei erkennen. Am wichtigsten ist die Extension hinter dem Dateinamen:

Denn keine seriöse Anwaltskanzlei wird eine .zip-Datei oder .exe-Datei verschicken. Diese Dateien sind üblicherweise Trojaner und somit betrügerisch.

Hier ist oberstes Gebot, einen solchen Anhang in keinem Fall zu öffnen oder gar zu entpacken. Es handelt sich um eine so genannte Phishing-Mail, die nur dazu dient, Ihnen wichtige Daten zu entlocken. Eine solche E-Mail sofort zu löschen und gegebenenfalls den Spam-Filter des E-Mail-Programms entsprechend zu aktualisieren, ist hier die beste Vorgehensweise.

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