Wenn die E-Mail-Aufbewahrungspflicht zum Problem wird
Ob staatliche oder private Unternehmen, die leitenden Geschäftsführer haben es mit den Vorgaben des Gesetzgebers nicht immer leicht. So müssen bestimmte Berichte, Aufzeichnungen und Bilanzen auf Nachfragen durch Behörden vorgelegt und nachgewiesen werden. Vor dem Zeitalter der elektronischen Mails war die Rechtslage hier noch eindeutig. Doch wie ist die E-Mail-Archivierung nach dem Gesetz im heutigen Arbeitsrecht geregelt?
Dieser Ratgeber beleuchtet im Detail die Probleme, welche die Aufbewahrungspflicht von E-Mails mit sich bringt. Warum sind Mitarbeiter und Unternehmensleiter gleichermaßen betroffen? Welche Datenschutz-Konflikte bergen die Aufbewahrungsfristen einer E-Mail? Welches Recht trennt private und geschäftliche Nachrichten? Hier erfahren Sie es.
Inhalt
E-Mail-Archivierung: Diese rechtlichen Grundlagen gelten
Die Hauptproblematik liegt vor allem darin, dass es für die E-Mail-Archivierung kein eindeutiges Gesetz gibt. Mehrere Gesetzestexte müssen konsultiert werden, um die Archivierungsfrage eindeutig zu klären. So sind vor allem Vorgaben im Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) entscheidend. Zusätzlich relevant sind aber auch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und das Telekommunikationsgesetz (TKG).
Wichtig ist in jedem Fall § 147 AO. Darin wird unter anderem festgelegt, dass Dokumente wie Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Bilanzen, empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Buchungsbelege sowie sonstige Unterlagen aufzubewahren sind, wenn Sie für die Besteuerung bedeutsam sind. Handels- und Geschäftsbriefe können beispielsweise Rechnungen, Zahlungsbelege, Verträge oder auch Reklamationsschreiben sein. Reine Werbesendungen ohne Vertragsabschluss zählen hier jedoch nicht dazu.
Probleme mit Datenschutz und privater Nutzung
Aus Datenschutzsicht ist es nicht möglich, einfach den gesamten Nachrichtenverkehr extern abzuspeichern. Das Recht an den eigenen Daten sorgt dafür, dass Fremde diese nicht ohne Zustimmung der Betroffenen oder eine gesetzlichen Sondererlaubnis kopieren dürfen.
Dadurch, dass die E-Mail-Archivierung nicht vom Gesetz direkt geregelt wird, muss jede Unternehmensleitung hier individuelle Lösungen finden (eine Datenschutzerklärung kann hilfreich sein).
Einfacher wird es, wenn den Arbeitnehmern die private Nachrichtennutzung absolut untersagt wird. Geschäftsleiter finden sich dann nicht mehr in der Rolle des Internetanbieters wieder, die ihnen das Telemediengesetz sonst zuteilt.
Auch das BSDG sorgt dann für kleine Konflikte, da das Interesse an angemessener Organisation überwiegt. Wer ein absolutes Verbot umsetzt, muss aber auch folgende Maßnahmen treffen:
- Eine Überwachung der Nachrichtenaktivitäten findet statt. Missachtung des Verbots wird sanktioniert (mit einer Ermahnung bzw. schriftlichen Abmahnung).
- Konkret werden dafür stichprobenartige Überprüfungen durchgeführt.
Fristen und Arten der Speicherung
Sind, bezüglich der E-Mail-Archivierung, betreffende gesetzliche Vorgaben erst einmal durchleuchtet und ist die private Nutzung des elektronischen Nachrichtenverkehrs im Betrieb untersagt worden, bleibt die Frage: Auf welche Weise und über welchen Zeitraum soll eine Datensicherung erfolgen? Das Handelsgesetzbuch und die Abgabenordnung helfen hier weiter.
Handelsbriefe und Geschäftspapiere (also Papiere mit Belegfunktion) müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Buchhaltungsunterlagen, die Grundbuch- und Kontenfunktionen erfüllen, sollen sogar für zehn Jahre erhalten werden. Die jeweilige Frist beginnt, wenn das Kalenderjahr endet, in dem die Dokumente erstellt wurden.
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